Wenn Online-Meetings nerven …

Ein Gastbeitrag von virtuu

Wenn Online-Meetings nerven …

Immer mehr Teams sind über verschiedene Offices, Städte, Länder oder gar Kontinente hinweg verteilt. Deshalb bestimmen Besprechungen in Online Meetingräumen wie Skype for Business, Webex oder Go-To-Meeting bei vielen den heutigen Arbeitsalltag. Immer mehr Teams sind über verschiedene Offices, Städte, Länder oder gar Kontinente hinweg verteilt. Deshalb bestimmen Besprechungen in Online Meetingräumen wie Skype for Business, Webex oder Go-To-Meeting bei vielen den heutigen Arbeitsalltag.Allein mit Skype for Business finden jeden Monat weltweit rund 100 Millionen Besprechungen statt!

Doch in den meisten Unternehmen sind die Führungskräfte und ihre Mitarbeiter unzufrieden mit der Kommunikation und Produktivität in diesen Online Meetings. Statt die Resultate und Motivation in der Zusammenarbeit zu verbessern, erweisen sich ineffektive Meetings als Frustfaktor und Zeitfresser Nr. 1.Was ist es, was die Leute nervt? Und was kann man tun, um das Potenzial freizusetzen, das die virtuelle Zusammenarbeit ja in vielfältiger Weise bietet?

1. Störfaktor: Die Technik

Als häufigste Ursache für schlechte Online Meetings wird die Technik genannt: „Immer gibt es irgendwelche technischen Probleme. Man kann die anderen nicht hören oder es gibt störende Hintergrundgeräusche.“ Manche beklagen, dass überhaupt keine Verbindung aufgebaut wird oder diese während des Meetings plötzlich abbricht. Oder die Übertragung hakt immer wieder.

Oft wissen die Besprechungsleiter auch nicht, welche Möglichkeiten ihnen ihr virtueller Besprechungsraum bietet, um Diskussionen im Team besser zu steuern. Wir sehen immer wieder Meetings, in denen die Leute nur den Audiokanal nutzen – und im besten Fall auch Screen Sharing. Die anderen tollen Funktionen der Tools sind vielen gänzlich unbekannt.

2. Störfaktor: Passive Teilnehmer, die sich nicht beteiligen

Führungskräfte und Projektleiter sind vor allem davon irritiert, dass die Teilnehmer an ihren Besprechungen einfach nicht mitmachen. Wir hören sehr häufig: „Man stellt Fragen, aber es kommen keine Antworten, man bittet die Leute um Feedback, aber es kommt nichts. Ich frage mich oft, ob die überhaupt noch da sind oder ob ich in’s Leere spreche“.

Woran liegt’s? Zum einen ist es für viele Mitarbeiter völlig selbstverständlich, sich in Online Besprechungen passiv zu verhalten. So haben sie es bisher kennen gelernt. In Organisationen ist es ein weit verbreiteter Standard, dass eine Person redet und alle anderen hören zu. Oder eben auch nicht.

Zum andern sorgen die Führungskräfte oder Leiter der Online Meetings nicht genügend dafür, dass die Teilnehmer sich engagiert einbringen. Stattdessen sind sie in erster Linie darauf bedacht, ihre eigenen Botschaften zu platzieren und interessieren sich nur in rhetorischen Fragen für die Rückmeldung der Teilnehmer. Ein echter Dialog, Austausch, Brainstorming, bei dem sich wirklich alle einbringen sollen, findet auf diese Weise nicht statt. Wen wundert es, dass die Mitarbeiter sich dann mit allem Möglichen parallel beschäftigen?

3. Störfaktor: Überforderte Team- oder Projektleiter

Wenn man nun die Mitarbeiter selbst fragt, was sie für die Ursache schlechter Online Meetings halten, dann sind die Antworten relativ eindeutig. Neben der Technik wird hier sehr oft die Führungskraft oder der Projektleiter genannt. Er oder sie verfüge einfach nicht über die Fähigkeiten, produktive Online Meetings durchzuführen.

Vielfach wird davon ausgegangen, dass eine Führungskraft oder ein Projektleiter automatisch auch in der Lage ist, gute Online Besprechungen abzuhalten. Dass hierfür aber spezielle Kompetenzen erforderlich sind, die über das Moderieren eines Präsenz-Meetings hinausgehen, ist vielen nicht bewusst.

Was Sie tun können

Online Meetings nehmen inzwischen einen großen Raum im Arbeitsalltag ein. Nicht nur im internen Austausch, sondern auch in Abstimmungen mit Kunden und Geschäftspartnern werden Web-Besprechungen immer mehr zur täglichen Routine.

Kümmern Sie sich darum, dass Sie das auch wirklich professionell und effektiv machen! Schlechte Meetings verschwenden nicht nur Zeit, sondern sind auch Motivationskiller und Energiefresser!

Im Prinzip brauchen Sie ja nur die Erfolgsfaktoren für gute Präsenz-Meetings auch auf die Online Meetings übertragen: Ziele klar machen, nur die richtigen Leute ins Meeting einladen, eine strukturierte Agenda haben und abarbeiten, Ergebnisse für alle sichtbar dokumentieren, die Teilnehmer zu Beiträgen auffordern.

Das Besondere bei Online Meetings

Darüber hinaus gibt es bei Online Meetings ein paar Besonderheiten, mit denen Sie sich auseinandersetzen sollten. Das ist nicht viel und nicht aufwändig – Sie müssen sich einfach nur mal ein paar Stunden Zeit dafür nehmen!

Unser Tipp: Beschäftigen Sie sich mit der Technik, die Sie einsetzen!

  • Sorgen Sie dafür, dass Ihr Headset und Ihre Webcam funktionieren.
  • Machen Sie sich den Funktionen Ihres Online Meetingraums vertraut und lernen Sie, wie Sie die Funktionen sinnvoll einsetzen. Finden Sie heraus, welche Interaktionsmöglichkeiten Sie dort nutzen können.

Finden Sie das passende Online Meeting Tool für Ihre Anforderungen

virtuu verkauft keine Online Meeting Tools – virtuu berät und trainiert Führungskräfte und Mitarbeiter dabei, effektive Online Meetings durchzuführen. Dabei sieht virtuu, dass in vielen Unternehmen ein Tool von der IT vorgegeben oder konfiguriert wird, ohne die besonderen Kollaborations-Anforderungen der einzelnen Teams zu berücksichtigen.

Wenn Sie in Ihrem Team aber einen spezifischen Bedarf haben, sollten Sie sich ein bisschen näher mit den unterschiedlichen Möglichkeiten der Online-Meeting-Tools beschäftigen. Ein einfaches Beispiel: Wenn Sie in Ihrer räumlich verteilten Abteilung oder Ihrem Projektteam häufig Themen abstimmen wollen, dann ist natürlich eine Abstimm-Funktion sehr nützlich und hilfreich. Nur: nicht jedes Online-Tool bietet eine solche Möglichkeit. Dann haben Sie zwei Optionen: entweder Sie nutzen Ihre bereits vorhandene Online-Meeting Technologie und finden einen Weg, wie Sie Ihre Abstimmungen auch dort effektiv durchführen. Oder Sie sprechen mit den Verantwortlichen in der IT. Und argumentieren dort klipp und klar, warum zusätzliche Funktionen für Sie viel effektiver und für das Unternehmen insgesamt sehr viel sinnvoller sind.

Fehlende Online Meeting Kompetenz lässt sich lernen

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Moderationskompetenz zu verbessern. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Ihre HR- oder Trainingsabteilung nicht auf Anhieb eine Lösung für Sie parat hat. Im Zuge der vielen „Digital Workplace“- Projekte entwickelt sich gerade erst ein Bewusstsein dafür, wie HR New Work als Vorreiter für sich selbst und für das Unternehmen interpretiert.

Organisieren Sie ein (Online-)Seminar, in dem mehrere Teamleiter zusammen lernen, wie sie gute Online Meetings durchführen. Oder machen Sie ein passgenaues Training für Ihr Team: Mit einer fundierten Analyse Ihrer aktuellen Online-Besprechungen und dem Fokus auf den Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Meetings.

Pragmatische Lösungen ohne hohen Aufwand

Ob Sie diesen Artikel als Verantwortliche für Personal- und Führungskräfteentwicklung, als Teammitglied eines räumlich verteilten Teams, als Führungskraft oder Projektleiter gelesen haben: Nutzen Sie ganz pragmatische Lösungsansätze für effektivere Online Meetings. Sorgen Sie dafür, dass jeder Besprechungsleiter über die Fähigkeiten verfügt, das Meeting produktiv und effektiv zu leiten und die Möglichkeiten der Technik optimal nutzen kann.

Werden Sie zum Pionier für produktive und motivierende Online Meetings in Ihrem Unternehmen!

Über virtuu

virtuu – Virtual Leadership Solutions – sind Spezialisten für Führung, Zusammenarbeit und Change im 21. Jahrhundert. Mit Beratung und Training legt virtuu einen besonderen Fokus auf Mindset, Skillset und Toolset für Zusammenarbeit und Lernen in virtuellen Teams.

Format Gastbeiträge
Themen
Diesen Beitrag teilen auf Diesen Beitrag teilen: Leserbrief schreiben