So halten Sie Ihre Deadlines

Survival Guide Nr.10 - von Mario Neumann

So halten Sie Ihre Deadlines

Eine Zusammenfassung meiner Survival-Guides finden Sie auch in meiner App "Projekt-Safari" - dem mobilen Karteikasten für Projektmanager.

Warum ist eine solide Planung der halbe Erfolg?

Jedes Projekt hat eine so genannte Deadline. Dieser letzte Termin für den Abschluss eines Projekts hat schon irgendwie etwas mit dem Wortstamm „Tod“ zu tun – wenn in zeitkritischen Projekten der Abgabetermin verpasst wird, war letztlich jede Anstrengung umsonst: Deadline verfehlt, Projekt gescheitert. Wie aber sorgt man bei Projekten für das Einhalten der Deadline? Es hört sich so einfach an: Man muss den Fortschritt des Projektes laufend analysieren und die verbleibende Arbeit so organisieren, dass sie in der verbleibenden Zeit erledigt werden kann.

Was bringt das im Projektmanagement?

Grundlage für das Einhalten der Termine ist die Messbarkeit der Details. Je genauer schon in der Projektplanungsphase die Details festgelegt werden, d.h. Projektziel, Meilensteine, Ressourcen, Budget usw., desto sicherer kann die Deadline gehalten werden.
Kurz gesagt: Projekte müssen SMART sein, d.h.:

Specific: Das Projektziel muss eindeutig und detailliert definiert sein. Es ist zwar nicht immer möglich, bereits bis Projektbeginn alle Details zu klären. Dennoch müssen Zielen und Zwischenziele so detailliert wie möglich definiert werden.

Measurable: Die Ziele müssen messbar sein. Es ist sicher ein hoher Anspruch, für die Ziele Messbarkeitskriterien zu definieren. Aber nur dann kann auch der Fortschritt abgeschätzt werden. Wer sich darauf beschränkt, für Ziele nur die Zustände „Erledigt“ oder „Nicht erledigt“ zu klassifizieren, hat keinen Überblick über die noch benötigten Arbeiten und läuft Gefahr, die Deadline zu verfehlen.

Accepted: Die Ziele müssen (auch im Detail) von den Stakeholdern akzeptiert sein. Stakeholder eines Projektes sind alle Personen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind. Dabei arbeiten aktive Stakeholder direkt am Projekt mit (z.B. Projektleiter, Teammitglieder) oder sind direkt vom Projekt betroffen (z.B. Kunden, Lieferanten, Geschäftsführung). Eine Gefahr für die Deadline kann entstehen, wenn Stakeholder nicht ausreichend in die Projektplanung einbezogen wurden und nachträglich Ziele verändern. Hilfreich für das Einhalten der Deadline ist eine Priorisierung der Ziele – notfalls können weniger wichtige Ziele gestrichen werden, um die Termine zu halten.

Realistic: Die Ziele müssen mit den verfügbaren Ressourcen und in der verfügbaren Zeit realisierbar sein. Diese Forderung ist vor allem deshalb schwer umzusetzen, weil mit jedem Projekt gewissermaßen Neuland betreten wird und daher oft nur geschätzt werden kann, wieviel Zeit benötigt wird.

Timely: Zu jedem Ziel bzw. Zwischenziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss.

Letztlich unterliegt jedes Projekt dem klassischen Projektdreieck: Wenn sich bei der Projektplanung abzeichnet, dass ein Projekt in einem geplanten Zeitumfang nicht machbar ist, dann müssen die Deadlines verschoben, mehr Projektmitglieder involviert oder die Projektziele präzisiert werden. Unrealistische Planungen führen lediglich zum Frust aller Beteiligten und dazu, dass die Termine nicht eingehalten werden.

Wieso werden Deadlines überschritten?

Nach einem Projekt ist schon wieder vor einem Projekt – mit Hilfe einer Post-Mortem-Analyse nach Abschluss eines Projekts stellen sich typische Gründe heraus, die die Deadline in Gefahr gebracht haben.

  • Durch die Stakeholder wurden dem Projekt weitere, bisher unberücksichtigte Ziele oder Arbeitsschritte hinzugefügt, ohne dass andere Ziele reduziert oder die Deadline verlängert wurde.
  • Der Projektfortschritt wurde analysiert, führte aber nicht zu einer Aktualisierung des Projektplanes. Besondere Aufmerksamkeit erfordern die Schritte, die in ihrer Gesamtheit den kritischen Weg bilden. Wenn sich dabei Verzögerungen ergeben, ist die Deadline in Gefahr.
  • Der tatsächliche Zeitaufwand wurde bei der Planung unterschätzt oder wurde durch unvorhersehbare Ereignisse (z.B. Krankheit von Teammitgliedern, vergriffene Materialien) verlängert.
  • Die Etappenziele waren nicht engmaschig genug gesetzt. Erfahrungsgemäß gefährden umfangreiche Ziele oder weit gesteckte Termine die Deadline, wenn die beteiligten Stakeholder nicht früh genug das rechte Maß an Arbeit in das Projekt stecken.

10 Tipps, wie Sie Ihre Deadlines einhalten

Aus den genannten Gründen leitet sich eine Vielzahl von Tipps ab, wie die Deadlines gehalten werden können. Nachfolgend finden Sie 10 Anregungen.

  • Kommunizieren die Sie Termine eindeutig und schriftlich! Hilfreich ist eine grafische Übersicht, welche Termine mit welchen Zielen anstehen. So behält das Projektteam die wichtigsten Elemente des Projektplanes immer im Auge.
  • Kommunizieren Sie offen mit allen Stakeholdern des Projektes! Wenn eine erwartete Deadline nicht realistisch ist oder für ein gesetztes Ziel mit den aktuellen Ressourcen nicht erreicht werden kann, dann muss das offen dargelegt werden. Es ist besser, einen Kundenauftrag nicht anzunehmen, als bei der Projektausführung zu scheitern. Es ist noch besser, sich rechtzeitig Unterstützung zu holen, bevor die Deadline in Gefahr kommt.
  • Setzen Sie Prioritäten für Projektziele! Das hilft einerseits dabei, das Projektteam immer auf die wichtigsten Ziele zu fokussieren, andererseits können notfalls weniger wichtige Ziele gestrichen werden, um die Termine zu halten.
  • Planen Sie Puffer! Dabei geht es keineswegs nur um freie Zeiten für auftauchende Probleme. Die Praxis zeigt, dass Sie für jeden Arbeitsschritt mindestens 50%, besser noch 100% der veranschlagten Zeit aufschlagen sollten.
  • Kalkulieren Sie mit individuellen Zeitvorgaben! Sie müssen sich und die Teammitglieder realistisch einschätzen. Nicht jedes Teammitglied kann und muss jede Aufgabe in der gleichen Zeit bewältigen. Nicht jedes Teammitglied kann und wird seine gesamte Arbeitskraft dem Projekt widmen. Wenn Sie die Mitglieder überlasten, kommt die Deadline in Gefahr.
  • Zerlegen Sie Projektziele in Zwischenziele mit Terminen! Das gesamte Team sollte mindestens einmal pro Woche zusammenkommen – zumindest virtuell – um die Zwischenziele abzurechnen und die Terminerfüllung zu prüfen.
  • Lehnen Sie unrealistische Ziele ab! Das gilt zwar auch schon bei der Projektplanung. Unter dem Gesichtspunkt der Einhaltung der Deadline kommen Sonder- oder Zusatzwünschen besondere Bedeutung zu. Alles, was nicht zum Kernprojekt gehört, muss außerhalb der Deadline passieren.
  • Halten Sie alle Team-Mitglieder auf dem Laufenden! Egal ob es um Probleme, Verschiebungen, Termine oder Erfolge geht – die aktiven Stakeholder müssen informiert sein. Durch Transparenz entsteht Verantwortung und Motivation – beide Faktoren haben unmittelbaren Einfluss auf die Erreichung der Deadline.
  • Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung von Alternativen! Bei guter Projektkontrolle zeichnet sich frühzeitig ab, ob die Projektziele mit den vorhandenen Ressourcen bis zur Deadline erfüllt werden können. Überlegen Sie daher rechtzeitig, woher Sie Unterstützung bekommen können, ob das Budget erweitert werden kann oder ob und welche Ziele eventuell gestrichen werden.
  • Visualisieren Sie Konsequenzen einer verfehlten Deadline! Machen Sie in den Besprechungen mit den aktiven Stakeholder anschaulich klar, welche Kosten, Umsatzverluste oder Kundenverluste eine verfehlte Deadline hätte. Damit sorgen Sie dafür, dass alle Teammitglieder die Termine verinnerlichen und aktiv danach streben, im Plan zu bleiben.

Fazit: Eine solide Projektplanung ist der halbe Erfolg

Investieren Sie genug Zeit in die solide Vorbereitung und Planung Ihrer Projekte sowie die laufende Kontrolle, um Änderungen zu berücksichtigen. Dann werden Sie Ihre Projekte termingerecht abschließen können. Zusammen mit geeigneten Projektmethoden, jeder Menge persönlichen Einsatz und eventuell einer passenden Projektmanagement-Software-Lösung haben Sie alle Werkzeuge in der Hand, um Ihre Deadlines zu halten. Ein gutes Beispiel für eine solche Software-Lösung ist beispielsweise “Comindware Project”, eine sogenannte kollaborative Projektmanagement-Software.

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