Warum Projekte sich verzögern

Ein Survival-Guide von Mario Neumann

Warum Projekte sich verzögern

In der Theorie lässt sich die Frist eines Projekts bis ins Detail planen. In der Praxis läuft es jedoch häufig anders. Teilaufgaben dauern länger als gedacht und in der Folge wird das Projekt erst deutlich nach der ursprünglichen Deadline fertig. Doch warum ist das so? Hier kommen die Top-5-Gründe, warum sich der Abschluss von Projekten häufig verzögert.

5. Murphys Gesetz

Der weltbekannte Grundsatz des US-amerikanischen Ingenieurs Edward A. Murphy lautet im Original: “Whatever can go wrong will go wrong”. Auf Deutsch: “Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen.” Was das in Bezug auf ein Projekt bedeutet, dürfte aus eigener Erfahrung bekannt sein: Grippewelle, Computerabstürze, Fahrradunfälle, Unwetter und Co. stellen sich eben gern zur gleichen Zeit ein. Und das ausgerechnet kurz vor der Frist. Im schlimmsten Fall verzögert sich die Fertigstellung eines Flughafens um mehrere Jahre.
Tipp: Personalengpässe lassen sich mit Freelancern bewältigen, die auf Plattformen wie etwa twago leicht zu finden sind.

4. Zu langes Abwarten

Im Grunde eng mit dem Vorhandensein von Murphy’s Gesetz verbunden, ist das vom Autor Eliyahu M. Goldratt so genannte “Studentensyndrom” oder – um es etwas offizieller zu formulieren: die Prokastination. Die Rede ist vom Aufschieben einer Handlung bis zu dem Zeitpunkt, an dem es zu spät ist. Die Folgen sind nicht nur ein Verfehlen der gesetzten Ziele, sondern auch ein schlechtes Gewissen und zunehmende Ängste während des Aufschiebens.
Tipp: Ein probates Mittel, dieser häufig anzutreffenden Problematik zu begegnen, ist das Aufteilen der gestellten Aufgaben in mehrere Einzelabschnitte. Und natürlich ein rechtzeitiges Beginnen.

3. Unzureichende Kommunikation schnellerer Arbeit

Manchmal geht es aber auch schneller als erwartet. Der Fehler, den viele Projektbeteiligte dann begehen, ist das Verschweigen der gemachten Fortschritte. Gemäß des Parkinsonschen Gesetzes des Bürokratiewachstums dehnt sich die Arbeit mit zur Verfügung stehender Zeit aus: Wer zu früh fertig ist, muss beim nächsten Projekt deutlich mehr leisten. Solange dies so ist, werden natürlich auch die Schätzungen des Arbeitsaufwands entsprechend ausfallen.

2. Keine valide Einschätzung des Arbeitsaufwands

Bei der Einschätzung des Arbeitsaufwands handelt es sich um einen zentralen Grund für die Verzögerung von Projekten. Jeder Mitarbeiter möchte, dass sein Arbeitsaufwand valide eingeschätzt wird, auch um in der Zukunft Mehrarbeit und zeitliche Engpässe zu vermeiden. In der Folge werden Puffer eingebaut, was die Projektdauer in die Länge zieht.

1. Schätzungen werden unkritisch übernommen

Die Nummer Eins: Einmal gemachte Schätzungen werden nur allzu selten kritisch hinterfragt. Wenn ein Projektplan lediglich in der Addition der Einzelangaben der Mitarbeiter besteht, werden gegenseitige Abhängigkeiten kurzerhand ignoriert. Zudem finden nicht alle Arbeiten zum selben Zeitpunkt statt: Nicht immer lassen sich die Arbeitsstunden durch die Anzahl der Mitarbeiter teilen, um zu einem bestmöglichen Ergebnis zu gelangen.

Fazit: Bereits bei den Schätzungen werden Fehler gemacht, die in zu hohen Puffern bestehen. Werden die einzelnen Arbeitsschritte früher fertig, wird dies nicht ausreichend kommuniziert, sodass die Pufferzeit schlichtweg verschwendet ist. Verzögerungen werden jedoch in jedem Fall weitergegeben, sodass eine verspätete Fertigstellung des Projekts gleichsam vorprogrammiert ist.

 

 

 

Jeder Mitarbeiter weiß, dass gerade in Projekten die Risiken und Unwägbarkeiten an jeder Straßenecke lauern. Umso mehr wundert es, dass trotzdem so viele Projektleiter von Risiken überrascht werden. Die erste und wichtigste Aufgabe ist also, alle möglichen Risiken aufzuspüren und zu identifizieren, um späteren Überraschungen im Projekt vorzubeugen. Wie das funktioniert, das zeige ich Ihnen in meinem Survival Guide.

Wie funktioniert es?

Eine Reihe von Hilfsmitteln, wie beispielsweise Checklisten, werden zu Rate gezogen, um mögliche Risiken zu identifizieren.

Zur vollständigen Ermittlung aller Risiken eines Projektes werden die Risiken in Kategorien aufgegliedert und anschließend im Risikokatalog dokumentiert.

Wie gehe ich vor?

Sammeln Sie zunächst die Risiken. Hierbei geht es darum, mögliche Gefährdungen und Bedrohungen im Projekt zu identifizieren.

Konzentrieren Sie sich auf drei wesentliche Kernfragen: Was kann alles schief gehen? Welche Gefahren lauern? Wo gab es früher schon einmal Probleme?

Nutzen Sie typische Checklisten bzw. sogenannte Risiko-Lexika, um weitere Risiken zu entdecken.

Setzen Sie auch Kreativitätstechniken ein, um Risiken zu ermitteln. Beispiel: Fragen Sie sich, was man tun müsste, um das Projekt zu sabotieren.

Entdecken Sie weitere Risiken, indem Sie unabhängige und erfahrene Personen das Projekt überprüfen lassen.

Übertragen Sie die erfassten Risiken und alle weiteren risikorelevanten Ergebnisse in den Risikokatalog.

Die Identifikation der Projektrisiken sollte stets Teamarbeit sein. Unter Anleitung des Projektleiters arbeiten die Projektbeteiligten den Risikokatalog aus.

 

Aufgezählt

So vorhersehbar die meisten Risiken im Rückblick erscheinen („Das hätten wir uns eigentlich denken können.“), in der Planung denken wir oft einfach nicht daran. Da Sie als Projektleiter die Verantwortung für den Projektauftrag übernehmen, ist es wichtig, dass Sie die Risiken Ihres Projekts genau kennen. Dem können Sie abhelfen, indem Sie sich vor jedem Projekt die Checkliste mit den häufigsten Risiken zu Gemüte führen …

Planungsrisiken

Unter Planungsrisiken versteht man Fehler in der Planung. Die Ursachen für derartige Fehler liegen oft in un-realistischen Einschätzungen der Beteiligten. Diese resultieren entweder aus fehlenden, falschen oder falsch interpretierten Informationen.

  • Unklare Zielvorstellungen
  • Existierende Zielkonflikte
  • Unrealistische Zielvorstellungen
  • Ein zu enger Zeitplan
  • Fehlinterpretationen
  • Vergessene Aktivitäten

Analyse-Risiken

Analyse-Risiken spielen insbesondere IT-Projekten eine wichtige Rolle. Hier ist der Umsetzung oft eine umfangreiche Analysephase vorgeschaltet, in der die Anforderungen der Anwender aufgenommen werden. Eine mangelhafte Qualität der Anforderungen wird schnell zu einem Projektrisiko.

  • Hohe Systemkomplexität
  • Unzureichende Beteiligung
  • Mangelhafte Anforderungen
  • Anforderungsexplosion
  • Mangelhafte Anforderungen
  • Datenschutz & Security

Umsetzungsrisiken

Umsetzungsrisiken beschreiben Ereignisse, die die reibungslose Umsetzung des Projektplans gefährden. Diese Risiken befassen sich primär mit äußeren Einflüssen auf das laufende Projekt. Es geht um die Frage, welche Risiken das Projekt behindern oder scheitern lassen können.

  • Fatale Abhängigkeiten
  • Massive Änderungswünsche
  • Lange Projektlaufzeiten
  • Abhängigkeiten von Zulieferern
  • Ressourcenengpässe
  • Einführungsrisiko

Politische Risiken

Unter politischen Risiken werden meist Risiken verstanden, welche von außen auf das Projekt einwirken. Das können unter anderem Veränderungen im Umfeld oder der Unternehmenslandschaft sein, die sich negativ auf das Projekt auswirken.

  • Unternehmensrisiken
  • Fehlende Unterstützung
  • Machtkämpfe
  • Budgetprobleme
  • Mangelnde Verfügbarkeit
  • Mitbestimmung & Datenschutz

Personelle Risiken

Der Erfolg von Projekten steht und fällt mit dem eingesetzten Personal. Fehlendes Fachwissen, ungenügende Erfahrung oder geringe Motivation können für das Projekt verheerende Folgen haben. Oft sind es personelle Risiken, die zum Scheitern von Projekten beitragen.

  • Teammitglieder fallen aus
  • Fehlendes Fachwissen
  • Sprachbarrieren
  • Ungenügende Erfahrung
  • Fehlende Motivation
  • Geringe Personalkapazitäten

Diesen und weitere Tipps zum Überleben im Projekt finden Sie in der „Projekt-Safari“, als Buch, App oder Seminar.

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