Das richtige Projektmanagement-Tool finden

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Sie kommen nicht mehr mit? Wir auch nicht. Wie soll man sich bei so vielen Möglichkeiten bloß entscheiden? Welches Tool ist das beste für mich und mein Unternehmen?

Auswahlkriterien für PM-Software

Die Auswahl eines Projektmanagement-Tools muss gut überlegt sein, denn immerhin soll dadurch auch die Arbeitsweise verändert werden. Die Einführung eines neuen Programms ist ein Prozess im Unternehmen, der nicht zu unterschätzen ist. Und stellen Sie sich vor, der ganze Aufwand ist umsonst, weil Sie nach drei Monaten merken, dass das Tool doch nicht das richtige ist. Das ist aus allen Blickwinkeln ärgerlich – nicht nur aus dem finanziellen.

Wofür Sie das Tool einsetzen wollen und welche Funktionen Sie brauchen, muss natürlich individuell analysiert werden. Doch es gibt auch allgemeine Kriterien, die eine Projektmanagement-Software erfüllen sollte.

Intuitive Benutzerführung

Einfach heißt nicht schlecht. Was hilft Ihnen eine Software, die keiner versteht? Eine lange Einführungszeit und komplizierte Software-Handbücher müssen nicht mehr sein.

Das Tool, das Sie sich aussuchen, sollte selbsterklärend und einfach in seiner Handhabung sein. So sparen Sie nicht nur Zeit und können schnell in Ihre Projekte starten, Sie halten auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter hoch.

Praxisorientierung

Mit einer intuitiven Bedienung geht auch die Praxisorientierung einher. Denn das Tool soll Sie ja vor allem in der Praxis unterstützen. Dementsprechend brauchen Sie eine Software, die Ihnen praxisorientierte und praktische Funktionenbietet, damit Sie Ihr Tagesgeschäft optimieren können und produktiver werden.

Datensicherheit und Datenschutz

Personenbezogene Daten sowie das Firmenwissen schützen – darauf sollte besonders geachtet werden. Dementsprechend ist vor allem der Server-Standort einer Software entscheidend. Denn das Land, in dem die Daten gespeichert werden, gibt Aufschluss darüber, welche Datenschutzbestimmungen für das Unternehmen im Umgang mit Ihren Daten gelten.

Kundenservice

Haben Sie erst einmal ein Tool in Ihre Arbeitsprozesse integriert, kann ein kleines Problem alles außer Gefecht setzten. Deshalb ist es wichtig, schnelle Ansprechpartner zu haben, wenn mal ein Problem auftreten sollte. So kann schnellstmöglich die Arbeit wieder aufgenommen werden, das Projektteam verzweifelt nicht und der unternehmenseigene Support wird entlastet.

Drei der beliebtesten Tools

Wie am Anfang schon angerissen, gibt es mehr als genug Tools für einfaches Aufgabenmanagement, komplexe Planungsvorhaben oder ganzheitliches Management. Wir stellen Ihnen drei der beliebtesten Projektmanagement-Tools vor.

 


factro für Multiprojektmanagement

factro ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool aus Deutschland. Grundsätzlich strukturiert es sich (von unten nach oben) in einzelnen Aufgaben, die – zu Paketen zusammengefasst – ganze Projekte ergeben. So werden komplexe Vorhaben in Teilbereiche eingeteilt und damit übersichtlich dargestellt. Apropos „darstellen“: factro bietet Ihnen gleich vier unterschiedliche Projektansichten.

Projektstrukturbaum

Der Projektstrukturbaum bietet Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über ein Projekt mitsamt seinen Paketen und Aufgaben. Diese grundlegende Struktur ist besonders hilfreich für Planung, Organisation und Übersicht und zeigt Ihnen, was zum Projekt gehört und was nicht.

Neben dem Strukturbaum können Sie sich Ihre Projekte und Aufgaben auch als Gantt Chart, Aufgabenliste und Kanban Board anzeigen lassen.

Gantt Chart

Fehlt Ihnen beim Projektstrukturbaum die Zeitplanung? Eine detaillierte Darstellung eines Projektes mit zeitlichen Abläufen, Meilensteinen und Aufgabenbeziehungen bietet Ihnen das Gantt Chart.

Aufgabenliste

Sie wollen es weniger grafisch, aber nicht weniger übersichtlich? Die Aufgabenliste zeigt Ihnen alle Aufgaben (projektübergreifend) in einer einfachen Liste – u.a. mit Status, Priorität, Zeitraum, bisherigen Aufwänden. Ideal zum Filtern, Sortieren und Gruppieren.

Kanban Board

Das Kanban Board hilft Ihnen optimal bei Ihrem alltäglichen Aufgabenmanagement. In den Spalten „geplant“, „aktiv“, „review“ und „beendet“ sind alle Aufgaben projektübergreifend nach ihrem Status eingeordnet. So haben Sie stets den Überblick, welche Aufgaben zu erledigen sind.

Leistungserfassung

Kapazitäten und Ressourcen bestmöglich planen. Durch die umfassende Leistungserfassung können verschiedene Aufwände aufgabenbezogen erfasst werden. Soll- und Ist-Aufwand geben geplante und tatsächliche Zeit an, Rest-Aufwand noch benötigte und der Delta-Aufwand ergibt sich aus allen. So wissen Sie jederzeit, was noch zu tun ist.

Deutscher Serverstandort

factro kommt zu 100% aus Deutschland. Entwicklung und Kundenservice in Bochum, Daten-Hosting in Frankfurt am Main, Backup-Server in Nürnberg. factro ist dementsprechend nicht nur der der Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO), sondern auch  deutschen Datenschutzbestimmungen (BDSG) verpflichtet.

 


Trello für Kanban Fans

Trello basiert auf der Projektmanagementmethode Kanban. Einzelne Aufgaben in Form von Karten werden in verschiedene Listen (Spalten) sortiert. Diese sind dabei vollkommen frei zu gestalten, so können weitere Listen zum Beispiel hinzugefügt und bestehende neu benannt werden.

Trello ist vor allem für einfaches Aufgabenmanagement geeignet. Die Karten können mit unterschiedlichen Informationen befüllt werden:

  • Mitglieder zuordnen
  • Checklisten abhaken
  • Kommentarfunktionen
  • Fristen/Deadlines
  • Links oder Dateien anhängen (lokale Dateien oder Dokumente aus Google Drive, Dropbox, OneDrive)
  • Aktivitäten-Protokoll

Intuitiv und einfach Aufgaben managen

Mit dem Kanban Board können alltägliche Aufgaben optimal organisiert werden. Durch die Position der Karten haben Sie zu jeder Zeit einen Überblick darüber, welche Aufgaben zu erledigen sind, welche schon abgeschlossen sind und welche in Zukunft folgen. So können Sie Ihren Arbeitstag einfach organisieren und Überforderung oder Überraschungen vermeiden.

Individuelle Gestaltung

Neben der Grundlage des Kanban Boards lässt Ihnen Trello viele Gestaltungsmöglichkeiten offen. So können Sie das Tool nach Ihren Vorstellungen zum Beispiel in der Farbe ändern. Außerdem lassen sich alle Listen und Karten unterschiedliche (aus-)gestalten, indem Sie Spalten hinzufügen und benennen.

Einfaches Aufgabenmanagement in der Praxis

Aufgrund des extrem einfachen Aufbaus und der intuitiven Bedienung lässt sich das Tool schnell in bestehende Arbeitsprozesse integrieren. Ohne Vorlaufzeit oder Eingewöhnungsphase können Sie damit direkt in der Praxis starten und ihr Aufgabenmanagement optimieren.

 


Airtable für Tabellenliebhaber

Für alle, die es individueller und vor allem als Tabelle haben wollen. Airtable ist ein Projektmanagement-Tool im Stil eines Tabellenkalkulationsprogramms. In seiner Funktionsweise vergleichbar mit Excel ist dieses Tool aber extra für Projektmanagement entwickelt.

Angefangen mit einem leeren Tabellenblatt oder spezifischen Vorlagen können Sie Ihre Benutzeroberfläche gestalten, wie Sie es möchten.

Mit Airtable können Sie verschiedene Workspaces für alle möglichen Projekte erstellen. Durch Templates und Bases können auch Vorlagen zu bestimmten Vorhaben genutzt werden.

Für die einzelnen Tabellenspalten kann die Art des Inhalts aus vorgegebenen Angaben gewählt werden:

  • Links,
  • Text,
  • Checkbox,
  • Verantwortlicher/Ausführender,
  • Datum,
  • E-Mail,
  • URL,
  • Prozent,
  • Rating,
  • Barcode,
  • v.m.

So lassen sich kinderleicht Aufgaben erstellen und verwalten.

Einfach und übersichtlich

Nach einem kleinen Rundgang im Tool zu Beginn und ein paar Probe-Workspaces findet man sich relativ schnell in Airtable zurecht. Die Erstellung von eigenen Tabellen ist im Vergleich zu factro und Trello ein wenig zeitintensiver, kann dafür aber optimal auf die Bedürfnisse des Vorhabens abgestimmt werden.

Vielfältige Möglichkeiten

Airtable bietet Ihnen keine feste Benutzeroberfläche, sondern überlässt Gestaltung, Inhalt, Form usw. vollkommen Ihnen allein. Besonders hervorzuheben sind die vielen Filteroptionen, die Ihre Tabellen sortieren und Sie den Überblick behalten lassen. Außerdem können verschiedene Daten und unterschiedlichen Tabellen einfach miteinander verknüpft werden.

Neben der klassischen Tabelle können Sie Aufgaben auch in ein Kanban Board oder eine Galerie- oder Kalenderansicht umwandeln.

Das richtige Tool gefunden

Letztendlich müssen Sie selbst entscheiden, welches Tool für Sie und Ihr Unternehmen das Richtige ist. Abgesehen von ganz allgemeinen Kriterien wie Datenschutz und Kundenservice unterscheidet sich Software teilweise enorm in Ihren Funktionen und Anwendungsweisen.

Und ein Projektmanagement-Tool ist nur dann eine Hilfe, wenn es auch genutzt wird. Probieren Sie also mal das eine oder andere Programm aus und entscheiden Sie selbst.

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