Hilfsmittel für ein verbessertes Projektmanagement

Hilfsmittel für ein verbessertes Projektmanagement

Egal ob in einer Agentur, einem Bauunternehmen oder einem Geschäft: Ein gelungenes Projektmanagement bildet in jeder Branche eine der wichtigsten Säulen des unternehmerischen Erfolgs. Doch viel zu oft wird ihm keine ausreichende Wichtigkeit beigemessen, so dass das betroffene Unternehmen sein volles Potential nicht ausschöpft.

Die Bedeutung des Projektmanagements

Das Projektmanagement schafft einen organisatorischen Rahmen für ein Projekt, der die Durchführung erleichtert. Das Projekt wird dabei in kleine, übersichtliche Aufgabenpakete aufgeteilt, die dafür qualifizierte Mitarbeiter konzentriert umsetzen. Alle Aufgaben sind nötig, um das am Anfang definierte Ziel zu erreichen. Zudem wird ein Budgetplan erstellt sowie ein Zeitplan mit Meilensteinen, die zu einem bestimmten Termin erledigt sein sollten. Diese detaillierte Planung ermöglicht ein einfaches Controlling. Der Projektmanager behält stets den Überblick, ob alles wie geplant läuft oder ob es Verzögerungen gibt.

Was ein gutes Projektmanagement ausmacht

Damit Projektmanagement erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen und auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Dazu ist zum einen der Einsatz qualifizierter Mitarbeiter und effektiver Methoden, die alle gemeinsam anwenden, nötig. Zum anderen benötigt das Team fähige, zuverlässige und erfahrene Führungskräfte, die den Prozess gezielt lenken. Weiterhin spielt die Informationspolitik eine wichtige Rolle: Alle beteiligten Mitarbeiter müssen von Anfang an gleichermaßen über das Projekt und dessen Ziele informiert werden. Scheitert ein Projekt oder werden die definierten Ziele nicht erreicht, liegt der Fehler oftmals in der Anfangsphase.

Praktische Hilfsmittel für das Projektmanagement

Um ein Projekt effizient und zielgerichtet durchführen zu können, bieten sich verschiedene Hilfsmittel an. Sie unterstützen alle Beteiligten entweder während des ganzen Prozesses oder während eines Teilaspekts. Damit die Beteiligten einen Überblick über den Zeitplan behalten, sollte ein Terminkalender wie von Google oder Outlook verwendet werden, auf den alle Zugriff haben. Hier lassen sich Meetings, Deadlines, Meilensteine und sonstige Termine eintragen. Zudem sollte zu Beginn ein Projektstrukturplan schriftlich angelegt werden, der alle Termine, Ziele, Aufgabenpakete und sonstige Rahmenbedingungen enthält. Auf diesen müssen die Projektmitarbeiter zum Beispiel über das Intranet jederzeit Zugriff haben. Für Selbstständige oder kleinere Unternehmen mit begrenzten personellen Kapazitäten kann sich zusätzlich ein externer Büroservice lohnen. Dabei richtet der Unternehmer entweder dauerhaft oder zu ausgewählten Zeitpunkten eine Anrufweiterleitung ein, so dass der Dienstleister alle eingehenden Anrufe entgegennimmt. Dadurch sparen Unternehmer Zeit, in der sie sich auf ihr Projekt konzentrieren können.

Warum Projektmanagement sinnvoll ist

Das Projektmanagement hilft enorm dabei, Ziele eindeutig zu definieren und diese zu erreichen, Aufgaben zu verteilen und zu realisieren sowie Risiken bei der Planung und Durchführung eines Projektes zu minimieren. Wer zusätzlich nützliche Hilfsmittel wie Pinnwände oder Whiteboards zur Strukturierung seiner Aufgaben einsetzt, vereinfacht das Projektmanagement zusätzlich und erreicht seine Ziele mit einer höheren Wahrscheinlichkeit.

 

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