Immer die Übersicht behalten

Wer macht was bis wann?

Immer die Übersicht behalten

Projektleiterin Ute M. hat sich in ihrem Projekt total verzettelt. Anfangs waren nur wenige Aufgaben zu erledigen, da war die Gefahr der Verzettelung kaum gegeben. Also verzichtete Ute M. kurzerhand auf eine detaillierte Projektplanung. Die paar Aufgaben lassen sich auch ohne großen Plan an die Projektmitarbeiter delegieren.

Das sieht mittlerweile ganz anders aus. Aktuell stehen mehr als 30 Aufgaben an. Da macht sich bei Ute M. schnell das Gefühl breit, dass sie sich in einem Labyrinth befindet – sie hat die Orientierung und die Übersicht verloren und weiß deshalb längst nicht mehr, wer gerade an was arbeitet und worauf sich Ihre Mitarbeiter als nächstes konzentrieren sollen.

Die große Gefahr

Einfach nur „dumm gelaufen“ oder begründet gescheitert? Wohl eher letzteres. Denn: Fehlt eine Projektplanung oder ist sie unvollständig, kann ein Projekt logischerweise nicht effektiv gesteuert werden. Dass ein Projekt minutiös geplant werden sollte, sollte eigentlich zum “Kleinen Einmaleins für Projektmanager” gehören. Studien zeigen jedoch, dass in diesem Bereich offensichtlich nicht jeder Projektmanager seine Hausaufgaben macht.

Wer im Projekt arbeitet, kommt um einen Projektplan nicht herum. Als Organisationsinstrument ist er unverzichtbar. Er bildet die komplexen Strukturen und Abläufe eines Projekts ab und sorgt so dafür, dass Sie Ihr Projekt fristgerecht abschließen können.

Ohne Planung geht hier gar nichts

Erfahrungsgemäß gibt es zwei Typen von Projektleitern: Die einen halten von dem ganzen Planungskram nichts und betrachten ihn als vollkommen überflüssig. Die anderen können ohne Planung überhaupt nicht arbeiten. Allerdings besteht kein Zweifel darüber, dass man als Projektmanager um Planungen und Pläne nicht herumkommt. Entweder, um sich überhaupt selbst organisieren zu können – oder aber, weil es ganz einfach Verpflichtungen und Erwartungen von außen gibt.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Im Projektmanagement haben sich Balkendiagramme – auch Gantt-Charts genannt – als Planungsinstrument durchgesetzt. Sie sind eine der gängigsten und effektivsten Methoden, um Aktivitäten (Aufgaben und Ereignisse) zeitbezogen anzuzeigen. Entwickelt wurden sie durch den amerikanischen Unternehmensberater Henry Gantt (1861-1919).

Links des Diagramms befindet sich eine Liste der Aktivitäten, auf einer Leiste oben – von links nach rechts – befindet sich eine passende Zeitleiste. Jede Aktivität wird durch einen Balken abgebildet, wobei dieser die das Startdatum, die Dauer und das Enddatum repräsentiert. Zusammengefasst: Ein Gantt Diagramm zeigt, was zu tun ist (Aktivitäten) und wann (Zeitplanung).

Es beginnt mit der Planung

Ein Gantt-Diagramm mag zwar einfach zu verstehen sein. Um allerdings ein Gantt-Diagramm erzeugen zu können, braucht man zunächst erst einmal einen detaillierten Projektplan. Ein Projektplan besteht aus einer Reihe von miteinander zusammenhängenden Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden müssen.

Wenn man beispielsweise in eine neue Wohnung ziehen möchte, kann man die neue Wohnung nicht einrichten, bevor man den Mietvertrag unterschrieben hat. Man könnte allerdings das Schlafzimmer gestalten, während in der Küche die Monteure die Einbauküche montieren.

Was muss alles getan werden?

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem Projektplan ist die Erstellung eines Projektstrukturplans – eine Technik, mit der man Teilaspekte des Projekts in einzelne Aufgaben unterteilt. So gehören beispielsweise die Aufgaben „Küche vermessen“, „Küche planen“, „Küche beauftragen“ oder „Küche montieren“ zum Teilaspekt „Einbauküche“. Mind Mapping ist eine Technik, die helfen kann, einen Projektstrukturplan zu entwickeln und sicherzustellen, dass nichts im Projektplan vergessen wurde.

Sobald klar ist, welche Aufgaben im Projekt erledigt werden müssen, steht die Frage im Raum, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden müssen. Man muss zum Beispiel erst den Teppichboden verlegen bevor man die Möbel aufstellt.

Verlinken von Aufgaben im Plan

Um dies sicherzustellen, werden in Gantt-Diagrammen Aufgaben miteinander verlinkt, sodass sie sich aufeinander beziehen. Voreingestellt sind Aufgaben nach der Regel „Finish to Start“ miteinander verlinkt, was bedeutet, dass die erste Aufgabe (der Vorgänger) beendet sein muss, bevor die nächste Aufgabe (der Nachfolger) starten kann und so weiter.

Das wird im typischerweise dadurch angedeutet, das Pfeillinien jede Aufgabe mit ihrem Nachfolger verbinden. Der Pfeilkopf zeigt die Richtung des Links: Er zeigt ausgehend vom Vorgänger auf den Nachfolger.

Jetzt fehlen nur noch Angaben zur Dauer und dem anfallenden Arbeitsaufwand. Diese Daten werden in der Tabelle zu den Aktivitäten notiert. Die Dauer bestimmt die Länge der Balken im Kalender, der Aufwand macht Angaben zur Arbeitslast im entsprechenden Zeitraum.

Survival-Tipps

  • Identifizieren Sie alle notwendigen Arbeitspakete. Stimmen Sie diese Arbeitspakete mit allen Beteiligten ab und organisieren Sie auf dieser Basis die Arbeit in Ihrem Team.
  • Ermitteln Sie die logischen Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete und legen Sie eine sachlich und zeitlich korrekte Reihenfolge der Arbeitspakete fest.
  • Schätzen Sie für jedes Arbeitspaket die Dauer und den anfallenden Arbeitsaufwand und tragen Sie die Daten in die Tabelle für das Balkendiagramm ein.
  • Visualisieren Sie die Ablaufstruktur des Projektes in einem Balkenplan, hängen Sie diesen über Ihren Schreibtisch und nutzen Sie ihn für die Steuerung Ihres Projektes.
  • Machen Sie sich klar, dass die Planung keine Vorhersage ist, denn ein Projektablauf lässt sich nicht vorausberechnen. Die Planung ist vielmehr Ihr wichtigstes Werkzeug.
  • Der größte Fehler für eine gute Projektplanung liegt weniger darin, nicht sorgfältig genug zu planen. Viel gravierender dürfte es sein, einen Plan zu erstellen und ihn dann als erledigt und abgeschlossen zu betrachten.
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