Tipps zum Umgang mit falschen Aufwandsschätzungen

Wie man zu realistischen Schätzungen kommt

Tipps zum Umgang mit falschen Aufwandsschätzungen

Viele weitere Survival-Tipps finden Sie in meinem Buch "Projekt-Kompass".

Der Terminplan – die hohe Kunst der Schätzung

Die große Kunst liegt darin, die Termine für die einzelnen Arbeitspakete realistisch einzuschätzen. Veranschlagt der Projektleiter den Aufwand zu niedrig, droht ein finanzieller Verlust. Mit einer zu hohen Schätzung zieht sich das Projekt unnötig in die Länge, was dem Unternehmen Wettbewerbsnachteile einbringen kann.

Terminpläne leiden unter einer Reihe von Faktoren. So sind Schätzungen häufig politisch bestimmt, um ein Projekt zu verhindern oder zu fördern. Oder der Aufwand wird zu niedrig angesetzt, um den Projektauftrag überhaupt zu bekommen. Gelegentlich gibt der Projektleiter auch aus Angst vor dem Auftraggeber eine Schätzung ab, die diesem gefällt. Ebenso wirken sich mangelnde Fachkenntnisse und menschliche Faktoren wie übertriebener Optimismus oder Pessimismus unweigerlich auf die Qualität der Aufwandsschätzung aus. Selbst erfahrene Projektleiter, die mit diesen Einflussfaktoren gut umgehen können, müssen bei großen Projekten mit Unwägbarkeiten rechnen. Hierzu zählen beispielsweise die Termintreue von Lieferanten, die Entwicklungszeit technischer Komponenten oder die »Änderungswut« mancher Beteiligter.

Einige Survival-Tipps …

  • Erfragen Sie Schätzwerte niemals zwischen Tür und Angel, sondern vereinbaren Sie einen Termin, um die Schätzungen im Einzelgespräch mit den Betroffenen zu besprechen.
  • Beteiligen Sie Ihre Projektmitarbeiter an der Aufwandsschätzung. Wer selbst mitschätzt, hält das Ergebnis für realistisch und ist motiviert, eine Punktlandung zu schaffen.
  • Kalkulieren Sie nicht zu knapp. Niemand ist zu 100 Prozent in Ihrem Projekt tätig.
  • Setzen Sie sich nach jeder Projektphase mit Ihren Projektmitarbeitern zusammen, um die Ursachen für Planabweichungen zu suchen. Vermeiden Sie dabei jede Schuldzuweisung.
  • Bleiben Sie hart, wenn Sie Ihre Schätzung abgegeben haben. Wenn man Ihnen Zeiten oder Budget kürzen will, sollten Sie Ihrem Auftraggeber unbedingt Abstriche beim Projektumfang abtrotzen.

Diesen Survival-Tipp gibt es auch als Download. Weitere Survival-Tipps finden Sie auch in meinen Büchern, in meiner Projekt-Safari-App sowie als Teilnehmer in meinen Seminaren.

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